Преимущества облачных сэд для гос органов. Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот. Что нам предлагают облака

Лариса Ситникова
25 декабря 2015 г. 11:28

Нет сомнений в том, что облачные технологии меняют бизнес. Небольшие компании ценят возможность хранения документов в облаке и удобного управления ими, крупные игроки бизнеса - возможность экономии средств на приобретении и обслуживании собственной инфраструктуры по хранению данных.

Что нам предлагают облака

Самое важное - облачное хранение . Цифровые документы всегда доступны из любой точки мира и не занимают пространства в офисе в виде файлов. Некоторые облачные сервисы позволяют хранить файлы и документы без ограничений по размеру. Также есть сервисы, обеспечивающие доступ к разным облакам через один портал, т.е. при обращении к данным вы не заметите, что переходите с сервера на сервер.

Организация совместной работы с данными . Это один из важнейших аспектов работы в облаке. Доступ к сервисам может получить каждый сотрудник с любого устройства, что позволяет улучшить совместную работу над проектом, сокращая время на выполнение работы и бесконечную переписку по почте. Что касается безопасности данных, то документы можно защитить паролем или сделать так, чтобы они удалялись по истечении определенного времени (нескольких минут, часов или дней).

Новый тренд - облачные CRM, ERP и ECM -системы . Такого рода локальные системы используют почти в каждой компании вне зависимости от ее размера. Они обладают всеми преимуществами облачного хранения и организации совместной работы и имеют при этом единую структурированную базу данных для хранения информации. Преимущества развернутой в облаке системы заключаются в том, что вы всегда можете получить доступ к важным данным. При этом вы защищены от потери данных, если вдруг ваш внутренний сервер выйдет из строя.

Отсутствие необходимости располагать серверы прямо в офисе. Можно воспользоваться услугами сторонней компании , которая предоставит вам полноценную компьютерную инфраструктуру: серверы, системы хранения данных, сетевое оборудование, а также программное обеспечение для управления этими ресурсами. Контроль и управление инфраструктурой остается за провайдером, позволяя вам экономить деньги на содержание оборудования.

В случае выхода системы из строя, у вас всегда будет план аварийного восстановления данных . Компании, которые хранят свою информацию на сторонних ресурсах, могут не беспокоиться потерять эту информацию в случае возникновения пожара или природных катаклизмов (наводнение и т.д.), т.к. все необходимые данные можно будет получить через Интернет.

Оценивая возможности новых технологий, необходимо критично посмотреть и на потенциальные риски:

● Ваши данные находятся в руках третьих лиц, поэтому, прежде чем выбирать вендора, необходимо тщательно проверить вопрос безопасности.

● Провайдеры облачных сервисов быстро появляются и так же быстро исчезают. В этом случае есть риск потерять все данные. Вы избежите его, если имеете несколько резервных копий.

● Надежное и качественное интернет-соединение. При проблемах со связью придется работать с бумажными документами (или локальными копиями).

● Увеличение расходов тоже может стать неожиданностью, если процесс перехода на облачные технологии не был детально спланирован. Необходимо учесть возможности масштабируемости системы на будущее и при этом остаться в рамках бюджета.

● Также можно столкнуться с расхождением федеральных законов хранения данных, если облачное хранилище физически находится в другой стране. Необходимо знать, в какой стране находится ваша информация.

Недоверие к облакам в первую очередь связано с вопросом безопасности. Стоит отметить, что некоторые вендоры разрешают компаниям использовать свои ключи шифрования . Также вы можете зашифровывать файлы, прежде чем передать их в облачное хранилище. Шифрование позволит обеспечить доступ к конфиденциальной информации только авторизированным пользователям. Кроме того:

● Большинство провайдеров защищают информацию посредством AES с длиной ключей 128 или 256 бит.

● Облачные провайдеры всегда делают резервное копирование данных, что обеспечивает сохранность файлов, даже если к ним не обращались в течение какого-то времени.

● Облачные хранилища хорошо охраняются и обеспечивают сохранность данных, тогда как внешний жесткий диск или USB-накопители с информацией легко могут украсть.

Почему облака?

Ответ на этот вопрос прост: самым весомым фактором перехода на облачные технологии является простота использования инфраструктуры и экономия наличных средств*.

* По данным AIIM. В опросе принимали участие 362 респондента, можно было выбрать до 3 ответов.

Гибридные облака и будущее

Многие специалисты в этой области рынка видят будущее именно за гибридными облаками, имея в виду безопасность совместного использования информации. В гибридном облаке IT-ресурсы скомбинированы: часть из них находится во внутреннем (частном) облаке организации, а другие - в публичном облаке, которое предоставляется коммерческим провайдером. Таким образом, количество ресурсов увеличивается, а внутренний контроль приложений усиливается. «Если гибридные облака получат развитие, это будет правильное решение для многих компаний. Они еще наберут обороты», -

Транскрипт

2 ПОРЯДОК В ДОКУМЕНТАХ И ПРОЦЕССАХ Для согласования и совместного редактирования документов в компаниях зачастую используются привычная почта и различные онлайн-сервисы. За кажущимся удобством подобных инструментов скрываются проблемы поиска информации и нарушения ее конфиденциальности, разрозненного хранения документов и накопления большого количества дублей. Преодолеть «информационный хаос», повысить эффективность и результативность работы помогут системы управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management), такие как DirectumRX. DirectumRX выводит процессы средних компаний на новый уровень: ускоряет документооборот; обеспечивает прозрачность взаимодействия сотрудников; повышает контроль исполнительской дисциплины; упорядочивает делопроизводство, работу с договорами и счетами; позволяет наладить обмен электронными документами с контрагентами; обеспечивает эффективное управление проектами. DirectumRX гарантирует порядок в документах и процессах.

3 Представителям среднего бизнеса требуются полноценные ECM-возможности для автоматизации документооборота, однако крупные корпоративные системы для них зачастую избыточны и слишком дороги. Кроме того, построение собственной IT-инфраструктуры требует значительных временных ресурсов, что может служить препятствием для развития основной деятельности организации. Виртуальные мощности из «облака», в отличие от покупки оборудования и ПО, позволяют получить быстрый результат без каких-либо капитальных инвестиций и найма IТ-персонала. Но стоит помнить, что далеко не все облачные сервисы обладают достаточной функциональностью для ведения документооборота и могут быть адаптированы под индивидуальные бизнес-процессы компании. Константин Истомин Исполнительный директор компании DIRECTUM: Модель SaaS хорошо подходит для автоматизации документооборота, когда заказчику необходимо готовое решение с богатыми возможностями при минимальных начальных затратах. Именно с учетом этих требований мы создали DirectumRX. DirectumRX ECM-система, сочетающая в себе функциональные возможности для решения задач среднего бизнеса и удобство использования в формате SaaS «ПО как услуга». Идея DirectumRX основана на подходе «Rich Cloud System» РЕШЕНИЕ ДЛЯ СРЕДНИХ КОМПАНИЙ

4 БОГАТАЯ ОБЛАЧНАЯ СИСТЕМА В рамках концепции Rich Cloud System ECM-система DirectumRX объединяет в себе лучшие характеристики облачных (SaaS) и локальных (On-premise) решений. Минимум первоначальных затрат на развертывание и обслуживание SaaS Доступ в любое время из любого места SaaS Быстрый старт работы SaaS Rich Cloud System On-premise On-premise On-premise Попробуйте демо на rx.directum.ru Богатый функционал ECM-системы Интуитивно понятный удобный интерфейс Возможность адаптации под бизнес-процессы

5 Все это дает возможность решать задачи средних компаний без утяжеления системы. ПРЕИМУЩЕСТВА Функциональность и гибкость Из «коробки» доступны мощные решения по автоматизации ключевых бизнес-задач: управление документами и бизнес-процессами, договоры и счета на оплату, делопроизводство, совещания и проекты. И вы можете настраивать их функции под особенности процессов вашего предприятия. Легкий и удобный интерфейс Работа аналогична проводнику Windows и Microsoſt Outlook. Визуальные обложки и графическое представление данных ускоряют работу. Система анализирует действия сотрудников и подсказывает нужные функции, гибко рассчитывает сроки исполнения задач по сквозным бизнес-процессам. Распределенная и мобильная работа Поддерживаются единые регламенты, шаблоны документов, правила конфиденциальности при работе территориально удаленных подразделений с учетом разницы в часовых поясах. Всем сотрудникам доступны мобильные приложения с возможностью работать как online, так и offline. Обмен электронными документами с контрагентами Больше не нужно задумываться, что автоматизировать в первую очередь: внутренний или внешний документооборот. В систему встроены возможности обмена документами с контрагентами через сервисы, такие как Synerdocs. Поддерживается роуминг с ключевыми операторами обмена. Преимущества DirectumRX реализованы в функциональных возможностях системы

6 РЕШАЕМЫЕ ЗАДАЧИ Управление документами: единый корпоративный архив документов легкое потоковое сканирование шаблоны с автоподстановкой данных права доступа и электронная подпись версии документов и история работы связывание документов по тематике удобный и быстрый поиск Бизнес-процессы и взаимодействие сотрудников: легкая постановка задач контроль исполнительской дисциплины сквозная переписка по группам работ соблюдение регламентов согласования управление совещаниями Упорядоченное делопроизводство: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов отслеживание местонахождения документов вынесение резолюций и выдача поручений контроль исполнения принятых решений

7 Комплексное управление договорами и счетами на оплату: шаблоны договоров и приложений регламенты согласования и оплат единые реестры и контроль обязательств учет наличия оригиналов документов РЕШАЕМЫЕ ЗАДАЧИ Обмен электронными документами с контрагентами: быстрое подключение к сервисам обмена легкая отправка приглашений к обмену контрагентам отправка, обработка и контроль возврата документов в одном интерфейсе Эффективное управление проектами на всех стадиях: единый реестр проектов компании шаблоны проектных документов автоматическое назначение прав доступа согласование и утверждение документов по регламентам И это дешево

8 УДОБНЫЕ ТАРИФЫ Выбирайте необходимое количество пользователей и период подключения (месяц, квартал или год). RX10 RX25 RX50 RX75 RX100 Количество пользователей 10 сотр. 25 сотр. 50 сотр. 75 сотр. 100 сотр. Доступный объем данных 20 ГБ 50 ГБ 100 ГБ 150 ГБ 200 ГБ Стоимость базового тарифа* 3340 р р р р р. Управление документами Бизнес-процессы и Совещания Делопроизводство Договоры и Счета на оплату Обмен с контрагентами Мобильное приложение Jazz Мобильное приложение Solo р р р р р р р. Проекты р р р р р. Интеграция с 1С р р р р р. Полная информация о тарифных планах на сайте rx.directum.ru * При подключении к DirectumRX на 1 месяц.

9 Подключение к системе только начало. Следующий шаг настройка процессов, регламентов, обучение и поддержка пользователей. Варианты настройки бизнес-процессов и внедрение системы КЛИЕНТСКАЯ ПОДДЕРЖКА Самостоятельное внедрение: только обучение команды заказчика работе в системе, реализация проекта своими силами. Поддержка внедрения: обучение команды и онлайн-консультации по организации работ и начальной настройки системы. Выезд экспертов при необходимости. Внедрение «под ключ»: полное руководство проектом нашими специалистами. Гарантируем достижение целей внедрения, а результатов заданным показателям эффективности. Обучение работе в системе Курс администратора (24 ч., 3 рабочих дня): включает изучение функций прикладного администрирования DirectumRX и практику самостоятельной настройки процессов в системе. Семинар для пользователей (3 ч.): ориентирован на решение прикладных бизнес-задач сотрудниками при работе с документами и их согласовании. Поддержка и сопровождение методологическая поддержка в управлении проектом и выстраивании новых бизнес-процессов; дополнительная настройка системы нашими экспертами; техническая поддержка. А еще это безопасно

10 ГАРАНТИИ Существует множество мифов о надежности облачных технологий. Причина недостаточная осведомленность пользователей и большое количество недостоверной информации. Мы уделяем большое внимание аспекту безопасности работы в облаке. DirectumRX гарантирует*: Конфиденциальность ваших данных. Нами разработан целый ряд организационных, административных и технических мер, направленных на обеспечение безопасности вашей информации. Доступность от 99% времени оказания услуги, реализованная за счет стабильно высокого качества работы сервиса. Сохранность ваших данных. Резервное копирование и мониторинг работоспособности выполняются в режиме 24/7, что гарантирует своевременное выявление неполадок и скорейшее их устранение. * Все гарантии и обязательства по предоставлению услуг DirectumRX зафиксированы в SLA (Service Level Agreement; соглашение об уровне предоставления услуги). Наши клиенты ценят это

11 Крупнейший авиационный терминал на Северо-Западе России, предлагающий полный спектр услуг на рынке грузоперевозок ОТЗЫВЫ КЛИЕНТОВ Автоматизация процессов делопроизводства и управления договорами позволила нам вывести эффективность работы компании на новый уровень. DirectumRX полностью отвечает нашим требованиям как с точки зрения технических характеристик, так и в части удобства работы пользователей. Игорь Рогозин Руководитель отдела информационных технологий Cистема онлайн-бронирования и покупки билетов на культурные и спортивно-массовые мероприятия Компания DIRECTUM предлагает быстрое внедрение, а настройка бизнес-процессов не вызывает затруднений, специалисты DIRECTUM всегда на связи и готовы помочь. Евгения Попова Руководитель административного отдела

12 Управлять документами и процессами легко DirectumRX облачная система электронного документооборота для автоматизации среднего бизнеса и отдельных подразделений крупных компаний с подключением пользователей. Хотите узнать больше? Посетите наш сайт rx.directum.ru и получите доступ к демостенду Ижевск +7 (3412) Москва +7 (499)


Облачный документооборот ПОРЯДОК В ДОКУМЕНТАХ И ПРОЦЕССАХ Для согласования и совместного редактирования документов в компаниях зачастую используются привычная почта и различные онлайн-сервисы. За кажущимся

Облачный документооборот: затраты, выгоды, эффект Наши эксперты Василий Бабинцев Директор по маркетингу Дмитрий Петров Руководитель направления DIRECTUM по работе со средним бизнесом Big Data ACM в России

Lean и ECM: бережливый подход к эффективности в кризис Василий Бабинцев Директор по маркетингу Экономика индекс российского фондового рынка индекс американского рынка Культура отношений Информационная

1С:Документооборот КОРП для Украины 2.0 новый уровень управления бизнес-процессами Внедренческий центр ABBYY Украина Пилипчук Анастасия 1С:Документоборот КОРП для Украины - современная ECM-система (Enterprise

Управление документами и архивом автоматизация бизнес-процессов интеграция приложений ЕСЛИ В ОРГАНИЗАЦИИ Работа с бумажными документами ведется архаично, для согласований и контроля используется электронная

РАБОТА РУКОВОДИТЕЛЯ В LANDOCS www.landocs.ru www.lanit.ru ЗАЧЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ РАБОТА В СЭД Включение руководителя в работу - это значительное повышение эффективности СЭД в организации! Скорость принятия

Для среднего и крупного бизнеса Компания HAULMONT международная компания-разработчик автоматизированных систем управления деятельностью предприятий (Россия, Великобритания, Франция, США). Центр разработки:

ИНФРАМЕНЕДЖЕР SERVICE DESK ВОЗМОЖНОСТИ ИнфраМенеджер Service Desk предназначен для автоматизации полного цикла обслуживания пользователей на всех линиях поддержки. обслуживание пользователей (Service Desk)

Microsoft Office 365 от «Билайн» Бизнес Office 365 = Все инструменты для бизнеса Оffice 365 подходит для бизнеса любого размера Возможность покупки как пакетных предложений, так и отдельных сервисов Оперативное

СЭД 3 в минимальной поставке подразумевает поставку 50 х лицензий и 1 лицензии на систему потокового сканирования. Указанные цены могут быть изменены в 2016 году в зависимости от складывающейся экономической

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ И РАБОЧИМИ ПРОЦЕССАМИ DocSpace Возможности и преимущества Задача системы DocSpace Обеспечить качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному

Lement Pro www.lement.pro [email protected] 8 800 500-12-76 +7 495 545-48-40 Система управления бизнесом...и любой другой элемент вашего бизнеса в Lement Pro! до 30 % рабочего времени все руководители тратят

2 «Возможность разделения пользователей на профили в зависимости от их ИТ-потребностей и применение к ним разных схем лицензирования» «Упрощение лицензирования локального ПО и облачных служб» «Учет существующих

Решение на платформе Alfresco Система SX-Government Soft Xpansion International ECM система: Управление содержанием и процессами Центр предоставления административных услуг Автоматизация HRпроцедур Обращения

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ СОЦИАЛЬНЫХ КОММУНИКАЦИЙ

Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами Docsvision Платформа 5 прайс-лист Руководство пользователя (PDF, 11,3 Mb) Руководство администратора (PDF, 3,76 Mb) Руководство по настройке

1 «1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Украины» Хранение документов и файлов Коллективное редактирование Контроль версий Учет рабочего времени «1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Украины»

Применение 1С:Документооборот Официальный партнер для решения бизнесзадач 1-й казахстанский 1С Форум для корпоративных клиентов 12 ноября 2015, Отель "Radisson Hotel Astana" Сергей Шеметов, Андрей Гуркин

СПО-решения и услуги для органов государственной власти ПингВин Софтвер Информация о компании ПингВин Софтвер сервисная ИТ-компания полного цикла, оказывающая услуги по внедрению, интеграции решений, развитию,

Группа компаний ЛАНИТ Департамент сетевой интеграции Интеграция мобильных устройств в корпоративную сеть 2013 Корпоративная мобильность Постоянный доступ к корпоративной информации Постоянная подключённость

Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы Сергей Полтев Москва, 20 сентября 2011 года Что такое ECM? Enterprise Content Management управление корпоративными информационными

АУТСОРСИНГ ИТ-УСЛУГ ПРЕИМУЩЕСТВА ИТ-АУТСОРСИНГА Выполнение работ квалифицированными и клиентоориентированными ИТ-специалистами Непрерывность обслуживания ИТ-систем без отпусков и больничных Высокая прозрачность,

Облачные технологии в бизнесе Абуриков Х.Х. ФГБОУ ВО «Дагестанский государственный университет» Махачкала, Россия. Cloud technologies in business Aburikov H.H. Dagestan State University Makhachkala, Russia.

КОДЕКС: ДОКУМЕНТООБОРОТ Система электронного документооборота Функциональные возможности Система электронного документооборота КОДЕКС: ДОКУМЕНТООБОРОТ Назначение Система позволяет не только автоматизировать

Ключевые требования к информационной системе управления бизнесом для проектной компании Данный документ определяет состав ключевых бизнес-процессов для проектной компании с целью формирования требований

АУТСОРСИНГ ПЕЧАТИ ОБ АУТСОРСИНГЕ ПЕЧАТИ АУТСОРСИНГ ПЕЧАТИ комплексная услуга АМТЕЛ-СЕРВИС, обеспечивающая заказчикам бесперебойную работу печатной техники и значительно снижающая затраты на печать. Экономия

Singlepoint точка опоры вашего успеха Удобная система проектирования и автоматизации полного жизненного цикла любых бизнес-процессов Вашей компании требуется наладить успешное взаимодействие между сотрудниками?

1С:Документооборот 1С:Документооборот современная система для управления документами и процессами 1С:Документооборот КОРП. Для средних, крупных организаций и холдингов. 1С:Документооборот государственного

#CloudMTC: виртуальный дата-центр Что такое #CloudМТС: виртуальный дата-центр? Это облачный сервис с удобным сетевым доступом к вычислительным ресурсам МТС (серверам, устройствам хранения данных, приложениям

Условия технической поддержки продуктов компании Форсайт 12/12/2017 Служба технической поддержки 8 800 505-72-01 [email protected] www.fsight.ru СОДЕРЖАНИЕ Определения... 3 Общие положения... 5 Уровни

Чернышов Алексей Команда 1С-Коннект Готовое решение для техподдержки ваших клиентов О чем и для кого доклад? Автоматизация поддержки пользователей становится более предсказуемой и эффективной, если компания

ОПИСАНИЕ «БАРС.Мед» - универсальное решение для автоматизации деятельности медицинских учреждений различной специализации и масштаба: от небольших узкоспециализированных клиник до многопрофильных стационаров

Microsoft Office 365 от «Билайн» Бизнес Office 365 = Все инструменты для бизнеса Преимущества перехода на Office 365 Единый инструмент для выполнения рабочих задач Делайте резервное копирование файлов

Разработка и внедрение решений на платформах Microsoft SharePoint и Project О нас Компания Ulteam (ООО Алтим) обеспечивает разработку, внедрение и поддержку решений на базе продуктов Microsoft SharePoint

2010 СЭД WSS Docs Краткий обзор решения Документ описывает систему электронного документооборота WSS Docs, реализованноую на платформе MS SharePoint. WSS-Consulting 21.06.2010 1 Что такое WSS Docs WSS

Управление конфликтами в условиях внедрения ITSM Опыт использования Conflict Management System в государственном сегменте Бакланов Игорь Президент [email protected] Компания Wellink www.wellink.ru Тел.:

Портал проектного управления ОТР.Призма ОТР.Призма портал проектного управления и система мониторинга. Реализована на платформе с открытым исходным кодом LifeRay, разработана с учетом лучших практик ведения

Www.directum.ru [email protected] DIRECTUM Jazz для DIRECTUM. Методические рекомендации по внедрению и использованию Оглавление Введение...3 Назначение...3 Позиционирование...3 Профиль пользователя...3

Дата 2011 Вадим Ипатов Технологии Lotus для оптимизации бизнес-процессов, организации единого информационного пространства, совместной работы над документами 2009 IBM Corporation Современные бизнес ценности

ОАО «ТЕВИС» внедряет СЭД на базе платформы DocsVision 1 августа 2011 года в ОАО «ТЕВИС» началась промышленная эксплуатация системы электронного документооборота и делопроизводства на платформе DocsVision

РЕАЛИЗАЦИЯ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РАМКАХ ЭЛЕКТРОННОГО ПРАВИТЕЛЬСТВА ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ЯДРО ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ОРГАНА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ

ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СТРОИТЕЛЬНОГО КОНТРОЛЯ С ПРИМЕНЕНИЕМ ОСНОВ ИНФОРМАЦИОННОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ (BIM) СОДЕРЖАНИЕ Цели и задачи Функциональная архитектура Функционально-технологическая архитектура

ОБЛАКО «Изумрудная Долина»: Система Электронного документооборота Опоры России Содержание Предпосылки Условия Технологии 1С для организации облака Вопросы безопасности организации облака Опора России в

Облачные технологии Мифы и реальность Мария Бартенева Директор по консалтингу [email protected] www.telecomguard.ru Повестка Основные понятия Мифы Выводы 2 Что такое «Облако»? Оборудование Вычислительные

Система электронного документооборота для органов государственной власти с использованием свободного программного обеспечения (СПО). Лучшие практики и решения Артем Захаров Менеджер продукта Логика ECM

Самое лучшее для современного малого и среднего бизнеса Менеджер по развитию направления облачных решений в сегменте малого и среднего бизнеса по России. Ноябрь 2015 Локальное размещение Гибридная среда

Инновации в области управления персоналом: SAP HCM On-premise SuccessFactors - облачные технологии в HR-процессах Татьяна Богуш, архитектор бизнес-решений по управлению персоналом, SAP CIS 1 Лучшие решения

ВИРТУАЛЬНЫЙ ЦОД Развитие облачных услуг Оперативная модернизация ИТ-инфраструктуры Оптимизация текущих затрат на поддержание действующей инфраструктуры Обеспечение защиты и безопасности хранения корпоративной

Аннотация: В статье приводится анализ современного состояния рынка СЭД в России. Выявлены преимущества применения облачных технологий в государственном секторе. Рассмотрены особенности внедрения облачных СЭД в органах государственной власти.

Ключевые слова: облачные технологии, СЭД, государственный сектор.

В настоящее время в России происходят значительные изменения в области автоматизации делопроизводства и документооборота. Эксперты отмечают активную заинтересованность отечественных организаций в использовании преимуществ, которые дает электронный документооборот.

Стимулирование развития российского рынка систем электронного документооборота (СЭД) происходит за счет таких трендов как, импортозамещение, создание реестра российского ПО, развитие облачных технологий, а также процесс масштабирования или замены устаревших IT-решений.

По данным TAdviser в 2016 г. наиболее активно проекты СЭД реализовывались в государственном секторе и социальных структурах. Порядка 19% из почти 4 тыс. внедрений данного класса систем относятся именно к госструктурам. Высокий спрос на СЭД также зафиксирован в финансовой отрасли, строительстве, торговле, машиностроении и энергетике.

Согласно данным TAdviser лидером по внедрениям СЭД в госсекторе является компания «КС-Консалтинг», партнер компании «Электронные офисные системы» (разработчик СЭД «Дело»). Далее следует сама компания ЭОС, Digital Design (партнер-интегратор Docsvision), ЭЛАР и «Офис-Док» (рисунок 1).

Рисунок 1. Доли компаний по количеству СЭД-проектов в госсекторе

Хотелось бы отметить, что значимым трендом, который сейчас наблюдают все эксперты и который оказывает значительное влияние на всю отечественную отрасль автоматизации документооборота, является «облачный документооборот».

«Облачный документооборот» - это современная технология документооборота, в которой необходимое программное обеспечение для работы с документами предоставляется пользователю как интернет-сервис. Это услуга по модели SaaS (Software as a Service) – программное обеспечение как сервис. Данный подход позволяет не покупать программный продукт, а временно использовать его при возникновении потребности, оплачивая фактическое время использования ресурса.

Применение СЭД в формате SaaS имеет ряд преимуществ, которые выражаются в первую очередь в экономии денежных средств на покупку, установку и поддержку соответствующего программного обеспечения. Гибкость и масштабируемость облачного решения позволяет подключать к системе любое количество пользователей в любое время из любой точки мира – потребность, которая вызвана увеличением мобильности современного бизнеса. Использование облачного документооборота также позволяет компаниям, имеющим филиалы, дочерние компании, стандартизировать документооборот за счет использования единой версии программного обеспечения всеми структурами компании. Таким образом, для многих организаций СЭД по модели SaaS становятся единственной возможностью разумного управления ресурсами и затратами.

Эксперты утверждают, что применение облачных СЭД в будущем будет только возрастать, особенно это касается субъектов среднего и малого бизнеса. По мнению специалистов, системы электронного документооборота крупных компаний будут развиваться в так называемых «частных» облаках, которые позволяют централизовать средства документооборота территориально распределенных компаний в едином Data-центре .

Хотелось бы отметить, что тенденция включать в IT-стратегию облачные сервисы со стороны государственных учреждений стала заметной только в последнее время. Внедрение программного обеспечения по облачной модели российскими министерствами и ведомствами отражает национальную специфику в условиях изменения международных отношений с одной стороны и усложнения экономической ситуации в России с другой. В настоящий момент органы власти вынуждены оптимизировать затраты на выполнение своих функций, в том числе экономя на IT-сервисах на фоне общего тренда развития электронного правительства.

В целом госзаказчики в большей степени готовы к построению собственных частных облаков, чем к аренде публичных сервисов. Работе госорганов с публичными облаками препятствуют требования безопасности и регулирования, в том числе в части ограничения закупок сервисов иностранного производства. По модели SaaS государственные структуры сегодня потребляют решения в области управления контентом, электронным документооборотом, совместной работой или проектами.

В 2016 г. компанией «Новые облачные технологии» и аналитическим центром TAdviser было проведено исследование «Облачные сервисы в органах власти» . По данным исследования наиболее распространенными видами облачного программного обеспечения среди опрошенных органов власти являются системы электронного документооборота и сервисы хранения данных (около 80%) (рисунок 2).


Рисунок 2. Виды программного обеспечения, используемого по облачной модели

Наиболее передовыми регионами с точки зрения использования облачных решений в государственном секторе являются: Москва, Санкт-Петербург, Татарстан, ХМАО-Югра, Тульская область (таблица 1).

Таблица 1.

ТОП-5 регионов РФ по миграции на облачные решения по 10-балльной шкале

Использование облачных сервисов органами власти

Наличие локальных облачных провайдеров

ИКТ-расходы за 2016

(млн рублей)

Санкт-Петербург

Татарстан

ХМАО-ЮГРА

Тульская область

В данных регионах широко распространена миграция госсектора на облачные СЭД. В частности, в госучреждениях Москвы и Московской области внедрена облачная СЭД «Практика». Всего это решение используют более 40 федеральных и региональных органов власти.

Стоит отметить, что продолжительное время основным фактором, сдерживающим распространение облачных технологий, в том числе и облачных СЭД, в российских регионах, были ограничения каналов связи и главным образом - недостаточный уровень развития широкополосного доступа.

В настоящий момент ситуация выравнивается. Как показало проведенное исследование «Облачные сервисы в органах власти», более 60% из опрошенных региональных организаций подтверждают использование облачных сервисов или планы миграции. Определенным драйвером для охвата регионов облаками стала платформа О7 оператора «Ростелеком», которая была ориентирована как раз преимущественно на сервисы для регионов и муниципалитетов.

На базе данной платформы компанией ЭОС был создан облачный сервис электронного документооборота О7.ДОК. Данный сервис объединен с единой системой идентификации и авторизации (ЕСИА), с региональной инфраструктурой электронного правительства, в том числе с системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), и дает возможность обмениваться данными с WEB-сервисами органов власти.

Безусловно, для использования СЭД на базе SaaS в государственных учреждениях необходима серьезная проработка в связи с требованиями по безопасности и качеству удаленного соединения с системой. Основным способом решения проблемы информационной защиты сегодня является размещение СЭД для подведомственных предприятий и организаций, а также для органов местного самоуправления, не в сети Интернет, а в сети регионального органа государственной власти с организацией защиты каналов, которая учитывает необходимые требования . На сегодняшний день данная практика сложилась уже во многих регионах страны. Так, с 2011 г. правительство Москвы развивает систему электронного документооборота на базе продукта «Практика», подключая к ней ведомства и бюджетные учреждения.

При использовании данной схемы на уровне субъекта РФ создается частное облако, в котором разворачиваются все решения, необходимые как для автоматизации самого регионального органа государственной власти, так и всех подведомственных учреждений. Это обеспечивает эффективную передачу документов как в вышестоящие органы, так и между подведомственными организациями, в том числе между муниципальными органами власти, и прозрачный контроль состояния исполнения документов, которые поступили из вышестоящих учреждений. При этом обеспечивается единый подход как к регламентации работы, так и к защите информации.

Также необходимо отметить, что в России неравномерно развита сфера автоматизации документооборота. У крупных госструктур федерального уровня эта составляющая развита лучше, чем на региональном и местном уровнях. Специалисты отмечают, что от внедрения облачных СЭД выгоднее всего слабым в части информатизации госструктурам . Кроме того, доминирующие причины отказа от использования облачных сервисов по-прежнему сводятся к вопросам информационной безопасности, а также к нормативно-правовым ограничениям. Представители региональных органов власти видят также проблемы в ограниченном финансировании.

В заключении хотелось бы отметить, что тренд «ухода» в «облака» сервисов по организации электронного документооборота и, в частности, предоставления решений по модели SaaS стал одним из основных в рассматриваемой отрасли. Прогресс в области облачных вычислений во многих случаях уже сегодня делает экономически эффективной модель размещения СЭД в облаке и предоставления организациям соответствующих услуг по их использованию.

Список литературы:

  1. «Облака» в госсекторе: исследование TAdviser и «Новые облачные технологии». [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.tadviser.ru (дата обращения: 20.11.2017)
  2. Документооборот в облаках. Преимущества и риски. [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://www.eos.ru (дата обращения: 21.11.2017)
  3. Как запустить государство в облака. [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://www.eos.ru (дата обращения: 22.11.2017)
  4. СЭД в формате SaaS. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.tadviser.ru (дата обращения: 22.11.2017)
18 июня 2012 г. 18:40

На Docflow 2012 много внимания было уделено дискуссиям об «облачных решениях», как оказалось - это едва ли не самая популярная нынче тема среди экспертов.

Я поинтересовалась у одного из них, что же такое «облако», мне объяснили, что «облачные решения», это, по сути, возможность работы в удаленном доступе.

Воображение тут же нарисовало картинку «облаков» применительно к электронному документообороту, где небольшая по численности компания решила установить СЭД. И чтобы не привлекать дополнительный IT персонал, не закупать дополнительное оборудование или обновлять нынешнее, арендует сервер. Например, у компании-поставщика системы электронного документооборота.

Однако, прочитав ряд статей по теме облачных технологий, становится ясным, что в современном мире понятие «облака» интерпретируется гораздо шире. И статей в сети по данной тематике - великое множество, и, как справедливо высказался автор одной из них: - «…обилие публикуемых материалов не только не вносит ясности в рассматриваемый вопрос, но и усложняет понимание облачных концепции».

Так все-таки, где заканчивается удаленный доступ и начинаются облачные технологии?

Начнем с обзора определений «облака» и «облачных технологий», которых довольно много:

Облака, кратко говоря, - это реализация динамической виртуализированной инфраструктуры.

Облако — это не что иное, как некий крупный дата-центр (или сеть взаимосвязанных между собой серверов).

Облачные технологии - это технологии обработки данных, в которых компьютерные ресурсы предоставляются Интернет-пользователю как онлайн-сервис. Слово «облако» здесь присутствует как метафора, олицетворяющая сложную инфраструктуру, скрывающую за собой все технические детали… Это одна большая концепция, включающая в себя много разных понятий, предоставляющих услуги. Например, программное обеспечение, инфраструктура, платформа, данные, рабочее место и т.п.

В последнее время вопросы, связанные с построением облачных систем начинают привлекать не только крупные компании, но и государственные структуры в различных странах мира. Совсем недавно группой экспертов был выпущен документ, предназначенный для Еврокомиссии, в котором была предпринята попытка систематизировать современный опыт в области построения облачных систем и выработать рекомендации по развитию IT систем в Евросоюзе.

Согласно этому документу, «облако — это динамично расширяемая информационная система, при необходимости предоставляющая потребителям IT сервисы с заданными характеристиками и позволяющая контролировать качество предоставления услуг согласно заложенным метрикам».

Самое важное в этом определении то, что облачные системы являются сервис-ориентированными: их основная задача — обеспечить потребителя качественной услугой.

Соответственно, выделяется несколько моделей предоставления услуг:

  • инфраструктура как услуга (IaaS)

Как правило, модель IaaS подразумевает предоставление виртуального сервера, хранилища, сетевой инфраструктуры;

  • платформа как услуга (PaaS)

— предоставление доступа к программной платформе. Пользователи могут создавать и размещать собственные приложения на базе данной платформы, они имеют доступ к управлению ресурсами более низкого уровня (операционная система, хранилища данных и.т.д.);

  • ПО как услуга (SaaS)

— предоставление программного обеспечения. В данной модели пользователи получают доступ только к функционалу необходимого ПО через сеть. *

Согласно SaaS-концепции вы платите не единовременно, покупая продукт, а как бы берете его в аренду. Причем, используете ровно те функции, которые вам нужны (и, соответственно, платите за них же).

С определениями и моделями услуг немного разобрались.

Теперь попытаемся понять суть работы облачных технологий.

Если взять простой пример компьютерных игр, « то технически это выглядит следующим образом: сама игра располагается на удаленном сервере и там же производится обработка графики, которая на компьютер конечному пользователю поступает уже в «готовом» виде. Проще говоря, те вычисления, которые при обычной игре на компьютере выполняют видеокарта и процессор, здесь уже выполнены на сервере, а ваш компьютер используется лишь как монитор.» *

С кого же начались такие сказочные услуги?

Публичная история собственно cloud computing в современной реализации начинается примерно с 2006 года. Именно тогда не нуждающаяся в представлении компания Amazon представила свою инфраструктуру веб-сервисов (Web Services), обеспечивающую не только хостинг, но и предоставляющую клиенту удаленные вычислительные мощности. Вслед за Amazon аналогичные сервисы представили Google, Sun и IBM. А в 2008 году свои планы в этой области озвучила компания Microsoft. Причем Microsoft анонсировала не просто сервис, но полноценную облачную операционную систему Windows Azure.

Теперь обратимся к интересующей области, непосредственно связанной с СЭД. Что значат «облачные технологии» для нее?

Удаленный доступ к СЭД обеспечивает сотрудника актуальной информацией по принимаемым в компании решениям, дает возможность участвовать в обсуждениях и принятии этих решений независимо от того, где находится сотрудник. Конечно, в первую очередь это актуально для руководителей, так как без согласования с ними не принимается ни одно важное решение. Однако представители среднего звена тоже могут по достоинству оценить возможности удаленного доступа к СЭД. Например, руководители производственных отделов крупных компаний, которые постоянно находятся на объектах, или менеджеры по продажам, которым приходится часто выезжать на встречи, благодаря этой возможности смогут вовремя просмотреть и согласовать документы, подготовленные бэкофисом для заказчиков.

Чем облачные технологии могут помочь бизнесу?

Во-первых, пользователю не нужно заботиться о производительности своего ПК, не нужно переживать о свободном месте на дисковом пространстве.

Во-вторых, пользователь платит только за услугу, предоставленные возможности и только за конкретные функции.

В-третьих, облачные технологии помогают бизнесу в сезонном смысле. Например, если компания продает подарки к международному женскому дню, который как все знают только раз в году, в остальное время (зимой, летом, осенью) ее услуги никому будут не нужны. И именно в это время, компания не будет нести затраты на обслуживание того огромного функционала, который нужен ей только в пиковый период.

Итак, используя облачнее технологии, компания уходит от проблем, связанных с покупкой дополнительных лицензий, временем на установку и настройку приложений на каждом компьютере и поиске нового IT-сотрудника, используя онлайн-вариант необходимого софта, заплатив лишь за то время, которое сотрудники пользовались этим софтом.

Если же говорить глобально, то все варианты облачных технологий подразумевают подписочную модель оплаты (за фактическое использование). Причем, не только в отношении софта, но и по части аппаратных ресурсов. И это условно называется Pay as you go . Ну а тем, кому аппаратные ресурсы не нужны, могут просто взять требуемые приложения в аренду (и здесь мы возвращаемся к понятию Software as a Service (SaaS).

Эксперты отмечают, что если говорить об «облаках» применительно к сфере управления документацией, то здесь облачные технологии не являются чем-то абсолютно новым. Сегодня уже всем известны основные принципы, по которым строится работа при реализации «облачной» модели, а также преимущества, о которых говорят поставщики облачных сервисов. Среди таких преимуществ отмечают сокращение капитальных вложений в инфраструктуру, затрат на ее поддержание, специалистов и так далее.

«Сейчас во многих странах органы власти рассматривают возможность организации управления документами в государственных структурах с применением облачных технологий. При этом те органы власти, которые ответственны за обеспечение управления документами на государственном уровне (прежде всего это Национальные архивы) занимаются разработкой методических рекомендаций и стандартов работы с документами в облачных средах. Однако в России выработка таких стандартов сейчас не ведется. Поэтому, принимая решение о переходе в облака, необходимо понимать, что определенные риски в облачных средах существуют, и эти риски могут препятствовать получению реально существующих преимуществ от использования облачных технологий», - говорит ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International Наталья Храмцовская.

По словам г-жи Храмцовской, наиболее полно преимущества «облаков» проявляются в условиях public cloud. Но сегодня ни один из Национальных архивов стран, где разрабатывают «облачные» стандарты, не рекомендует государственным учреждениям пользоваться «публичными облаками». Рекомендации для госорганов - создавать «частные облака» (private cloud), чтобы сохранять под полным контролем документы и само «облако». Однако такая модель значительно снижает эффективность использования «облака» и уровень экономии средств.

Важно также учитывать, что в России наблюдается неравномерное развитие сферы автоматизации документооборота. У крупных госструктур федерального уровня эта составляющая развита лучше, нежели на уровне органов местной власти. Эксперты отмечают, что от внедрения «облачных» технологий в автоматизации делопроизводства заметнее всего выиграют слабые в части информатизации госструктуры. Для федеральных органов власти, многие из которых располагают собственными ЦОД и уникальными программными разработками, выгоды от перевода существующей инфраструктуры в «облака» могут быть значительно меньше.

Вопросы информационной безопасности и управления рисками являются одними из ключевых при условии перехода в «облака». Это в равной степени относится как к органам государственной власти, так и к коммерческим структурам, и об этом в один голос говорят эксперты всех стран, в том числе и российские. Приведем несколько основных из числа таких «облачных» рисков: первое - это возможность попадания в зависимость от поставщика облачных услуг. Существуют также риски, связанные с возможностью инсайдерской утечки, поскольку заказчик не может контролировать то, какие специалисты занимаются работой с его данными на стороне оператора. Риск утраты информации и проблема исполнения требований законодательства в отношении управления документами также являются немаловажными.

Вопросы надежного разделения ресурсов между различными пользователями «облака», защита персональных данных, и корректная работа сети передачи данных также относятся к тем рискам информационной безопасности, которые нужно учитывать.

Может создаться впечатление, что количество рисков слишком велико и использование «облаков» нецелесообразно, но это не так. Во-первых, еще раз напомним о тех преимуществах, которые дает перевод в «облако» инфраструктуры управления документооборотом: в «облачной» модели потребитель платит только за тот объем услуг, который он потребляет, не тратя деньги на строительство и поддержание инфраструктуры и зарплату персоналу. Сокращение издержек - важный вопрос для коммерческих компаний, которые хотят быть успешными. В случае с госорганами (в особенности это касается региональных структур) зачастую иного варианта кроме использования «облака» попросту нет, поскольку нет бюджета на организацию инфраструктуры и на то, чтобы платить штатному ИТ-специалисту.

Кроме того, уточним, что риски и неотвратимые события - это разные понятия. Риски можно и нужно учитывать. Если подойти взвешенно к этому вопросу, то проблем при использовании «облаков» будет не больше, а скорее всего даже меньше, чем при работе «по старинке». В конце концов, собственная физическая инфраструктура тоже периодически дает сбой, а от угрозы утечки инсайдерской информации вообще не застрахован никто.

Прежде чем принять решение о переводе в «облако» электронного документооборота, эксперты советуют подумать над путями решения нескольких основных вопросов: «Первое, что нужно для себя определить - это то, какая корпоративная или иная информация будет храниться, использоваться и будет доступна через «облачную» среду. Ответить на вопрос о том, как будет осуществляться процесс обеспечения режима безопасности для документов, имеющих ограничения по доступу (например, документы составляющие деловую тайну, персональные данные и так далее) также необходимо заранее. Второй серьезный вопрос - это необходимость отслеживания сроков хранения и уничтожения документов после истечения срока давности, а также уничтожения копий информации. Отмечу также: желательно, чтобы серверы, где хранится информация в «облаке», находились в пределах Российской Федерации. В случае, если они находятся вне пределов нашей страны, при возникновении правовых коллизий владельцы дата-центров будут подчиняться законодательству той страны, где они расположены. Думаю, мало кому хочется, чтобы доступ к корпоративным данным или данным российских госструктур мог быть получен третьей стороной по решению суда другой страны потому, что серверы с «облачными» данными находятся на ее территории», - говорит Наталья Храмцовская.

К вышесказанному следует добавить, что потребителю следует тщательно подходить к выбору оператора «облачных» сервисов. Первейшим аспектом здесь является то, как у поставщика «облачных» услуг организована система обеспечения информационной безопасности. Следует обратить внимание на то, каким образом поставщик осуществляет набор сотрудников, узнать, проходят ли сотрудники компании-поставщика проверку службы безопасности, узнать как осуществляется контроль доступа к информации и какими системами слежения и контроля пользуется поставщик.

При ведении переговоров с провайдером «облачных» услуг эксперты советуют обращать внимание на прописываемые в рамках SLA права и обязанности сторон. Например, Наталья Храмцовская говорит о следующих «подводных камнях»: «Первое, на что следует обратить внимание - это наличие в договоре так называемых выкупных платежей, то есть предусмотренной суммы, которая взимается с потребителя за изъятие информации до определенного в договоре срока. Если такой пункт есть, то у организации могут возникнуть затруднения, если она решит перейти на обслуживание к другому поставщику услуг. В договоре должны быть четко прописаны конкретные размеры штрафов и те санкции, которые будут наложены на поставщика «облачных» услуг при утрате или повреждении хранящейся у него информации. Необходимо также четко оценить, разграничить и зафиксировать в договоре обязательные политики безопасности в отношении различных типов электронных документов, находящихся на хранении, а также определить и прописать размеры ущерба в случае утечки конфиденциальной или иной важной информации. Заранее определить в соглашении возможный ущерб вследствие неуничтожения поставщиком услуг документов после истечения срока хранения также следует при заключении SLA».

Эксперты выделяют несколько основных движущих сил, которые будут способствовать активному переходу к электронным документам и использованию в отрасли «облачных» моделей. Первое - это желание общества, пользователей. Наталья Храмцовская указывает на следующее: «Уже с полной уверенность можно говорить о том, что люди воспринимают информационные технологии не как нечто необычное, а как что-то такое, что должно существовать «по умолчанию». Показательно в связи с этим отношение к документам. Люди не хотят знать, в какой архив им нужно пойти, чтобы ознакомиться с теми, или иными документами. Сегодня они хотят знать, где нужную документацию можно найти в сети Интернет. По моему мнению, в текущем году отрасль электронного документооборота в нашей стране продолжит свое развитие».

Важным для развития отрасли является также понимание ситуации и соответствующее стремление со стороны руководства страны. Вместе с тем, существует ряд вопросов, которые еще предстоит решить. Среди таковых г-жа Храмцовская в первую очередь отмечает организационные. В России сегодня есть электронные документы, в том числе и с постоянным сроком хранения, но при этом пока нет ни одного государственного электронного архива. Кроме того, в России пока не существует официального нормативного документа, который бы регулировал порядок хранения электронных документов.