Направление расчетных листков по электронной почте. Как по закону производится выдача расчетных листков в бумажном, электронном виде – правила, порядок, штрафы Простой способ защитить электронные расчетные листки

В соответствии с ч. 1 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме:

О составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

О размерах иных сумм, начисленных работнику, в т. ч. денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.;

О размерах и об основаниях произведенных удержаний;

Об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Сведения о составных частях заработной платы должны быть доведены до сведения работника посредством предоставления ему расчетного листка. Форма этого документа разрабатывается работодателем самостоятельно (с учетом требований ч. 1 ст. 136 ТК РФ) и утверждается с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Форма расчетного листка может быть утверждена приказом работодателя или являться приложением к локальному нормативному акту, которым установлена система оплаты труда в организации (например, к положению об оплате труда работников).

Работодатель обязан представлять работникам расчетные листки, чтобы обеспечить им возможность получения достоверной информации о своей заработной плате. Целью является контроль за соблюдением работодателем условий труда, предусмотренных трудовым договором.

КАК ВЫДАВАТЬ РАСЧЕТНЫЕ ЛИСТКИ?

Можно рассылать по электронной почте

Порядок выдачи работникам расчетных листков при выплате заработной платы трудовым законодательством не установлен. Поэтому работодатель должен самостоятельно определить его и закрепить в своих внутренних документах.

Например, такой порядок можно установить в локальном нормативном акте, определяющем форму расчетного листка. Это подтверждают в своих разъяснениях и специалисты Роструда .

Если все работники организации имеют свои адреса рабочей (корпоративной) электронной почты, то расчетные листки можно высылать для ознакомления на них.

Специалисты Минтруда России считают это возможным. По их мнению, порядок извещения работников о составных частях заработной платы необходимо закрепить:

1) в трудовом договоре;

2) коллективном договоре;

3) локальном нормативном акте работодателя (например, в приказе руководителя организации, положении о выдаче расчетных листков работникам).

Если закрепленный порядок предусматривает направление расчетных листков работникам по электронной почте, это не нарушает положений ст. 136 ТК РФ (пример 1).

Судебная практика также подтверждает правомерность применения такого способа извещения работников о составных частях их заработной платы. Судьи не видят нарушения в рассылке расчетных листков по электронной почте .

Порядок выдачи расчетных листков работникам можно прописать в локальном нормативном акте или коллективном договоре более подробно.

Возможна ситуация, когда в организации трудятся работники, не связанные с работой за компьютером (например, обслуживающий персонал — ремонтники, уборщики производственных и служебных помещений и т. п.). В этом случае можно предусмотреть разные способы выдачи расчетных листков (пример 2).

С локальным нормативным актом, коллективным договором, устанавливающим порядок выдачи расчетных листков, работники должны быть ознакомлены под роспись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Можно ознакомить с помощью специальной программы

В связи с тем, что трудовым законодательством не регламентирован порядок извещения работников о составных частях заработной платы, работодатели могут использовать различные способы представления работникам расчетных листков.

Организация может воспользоваться такими вариантами ознакомления работников с расчетными листками:

а) предоставление доступа к специальной программе, для чего каждому работнику выдается логин и пароль;

б) предоставление доступа в личный рабочий кабинет работника в интернете.

Не признано судами нарушением также размещение расчетных листков по заработной плате в электронном виде:

В личном рабочем кабинете работника в интернете (Апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 18.02.2013 по делу № 33-1073/2013);

На личной странице работника в интернет-банке (Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 по делу № 33-4700/2014).

Указанные способы извещения работников суды признали соответствующими требованиям трудового законодательства.

Работникам можно разослать электронные расчетные листки, например, по электронной почте или скайпу. Мы расскажем, как это сделать.

Теперь электронные расчетные листки разрешил выдавать и Минтруд. Ранее суд уже признавал правомерной выдачу расчетных листков в электронном формате. Например, когда работодатель предоставлял сотрудникам логин и пароль для доступа к ресурсу, где каждый из них мог получить информацию о своем заработке в электронном виде и распечатать ее (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 24 июня 2014 г. по делу № 33-5183/2014).

• Важная статья:

Как правильно выдать расчетные листки

В законодательстве не сказано, каким способом передать расчетные листки. Их можно как распечатать на бумаге, так и направить в электронном виде. Второй способ экономит время. Вам не надо распечатывать расчетные листки, приглашать в бухгалтерию работников и выдавать каждому документ. Расчетный листок в электронном виде можно отправить по электронной почте, открыть в специальной программе, выложить в личном кабинете или на личной странице работника в интернете.

Чтобы выдать работникам электронные расчетные листки, бухгалтерия должна прописать способ в том локальном акте, который утвердил форму расчетного листка (письмо Роструда от 27 декабря 2016 г. № ПГ/36563-6-1). Порядок извещения нужно закрепить в одном из документов: в трудовом или коллективном договоре, локальном акте работодателя.Формулировка может быть такая:

Работодатель в день выплаты зарплаты за вторую половину месяца высылает на корпоративный адрес электронной почты работника расчетный листок по форме, которая установлена в приложении к настоящим Правилам.

Изменения внесите приказом и ознакомьте с ним работников. Предупреждать сотрудников о поправках за два месяца не надо, так как изменения не ухудшают их положения (ст. 74 Трудового кодекса РФ).

Не у всех работников есть электронная почта и доступ в интернет. Поэтому полностью исключать бумажные документы не стоит. Оставьте оба способа извещения. Это тоже не противоречит кодексу.

Как заполнять электронные расчетные листки

Приведем бланк и образец заполнения расчетного листка (см. образец). Эту форму можно рассылать в электронном виде. Также вы можете отправлять по электронной почте выписку из бухгалтерских программ по зарплате, например из 1С.

Образец. Как заполнить расчетный листок

Как подтвердить выдачу

Чтобы подтвердить выдачу электронных расчетных листков, нужно настроить отправку сообщений с подтверждением о прочтении. Когда сотрудник получит такое письмо и откроет, придет электронное подтверждение. В архив нужно сохранить отправленные сообщения с расчетными листками. В таком случае бухгалтер сможет быстро найти нужное письмо.

Если трудовая инспекция обнаружит, что бухгалтерия не выдавала расчетные листки, учреждение оштрафуют на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб. За нарушение трудового законодательства должностные лица могут заплатить штраф от 1 тыс. до 5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). За повторную ошибку работодателю придется перечислить в бюджет 70 тыс. руб., а руководителя и вовсе могут дисквалифицировать.

Работодатель обязан при выплате заработной платы работнику извещать его в письменной форме (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

• о составных частях зарплаты, причитающейся за соответствующий период;
• о размерах иных сумм, начисленных работнику;
• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Указанная выше информация обычно отображается в расчетном листке, форму которого работодатель разрабатывает самостоятельно.

Невыдача работникам расчетных листков рассматривается как нарушение трудового законодательства. За это предусмотрена ответственность в виде предупреждения или штрафа на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей; штрафа на работодателя-ИП от 1 000 до 5 000 рублей или штрафа на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ).

А можно ли выдавать расчетные листки в электронной форме и как работнику составить заявление о направлении ему расчетного листка на электронную почту, расскажем в нашей консультации.

О расчетном листке в электронной форме

Ст.136 ТК РФ предусматривает, что работодатель извещает работника о его зарплате, ее составных частях, удержаниях из нее в письменной форме. Буквальное прочтение нормы предполагает, что расчетные листки должны выдаваться работникам на бумаге. Роструд ранее считал, что ТК РФ не предусматривает право работодателя выдавать расчетные листки в электронной форме за одним исключением. Оно касается дистанционных работников. С ними ТК РФ разрешает обмениваться электронными документами (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Составляем заявление на электронные расчетные листки

Заявление на получение расчетных листков в электронной форме составляется в произвольной форме. Оно адресуется работодателю и содержит со ссылкой на положения трудового, коллективного договора или локального нормативного акта работодателя просьбу работника направлять ему расчетные листки в электронной почте. Указывается и соответствующий адрес электронной почты.

Напоминаем, что несмотря на то, что зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ), расчетный листок достаточно направлять лишь при окончательном расчете с работником по итогам месяца. Это связано с тем, что составные части заработной платы при выплате аванса еще не известны.

Приведем образец заполнения заявления работника на получение расчетных листков в электронном виде на почту.

Практика применения расчетных листков в электронном виде не нова. Их и прежде применяли многие, однако Гострудинспекции не всегда соглашались с правомерностью электронной формы расчетного листка, ибо ст. 136 Трудового кодекса РФ говорит о «письменной форме» расчетного листка (ниже мы приведем пример известного судебного решения об этом).

После недавно появившихся в сети разъяснений Минтруда РФ, давшего зеленый свет электронным расчетным листкам, на предприятиях начались переходы на такую форму извещения работниках о составных частях зарплаты. При этом нередко работодатели допускают досадные ошибки, которые грозят им штрафом. Поговорим о них.

1. 1.Форма расчетного листка должна быть утверждена (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Даже если расчетный листок будет отныне в электронной форме приходить на электронную почту работника или как-то иначе ему доставляться, его форму все равно нужно утвердить.
2. 2.Утверждается форма расчетного листка работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов. Если, конечно, в компании нет представительного органа работников, то, думается, работодатель может сам утвердить форму расчетного листка. Традиционно это делается приказом.
3. 3.Форма расчетного листка должна позволять внести в него сведения, установленные кодексом :

• о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период;
• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

1. Пример
2. Гострудинспекция провела проверку Банка и оштрафовала за то, что работникам расчетные листки в печатном виде не выдавались. Уведомление сотрудников осуществлялось посредством прямого доступа каждого сотрудника к своему расчетному листку на компьютеризированном рабочем месте в любое время.
3. Банк не согласился с наказанием и обратился в суд.
4. Апелляционное определение Омского областного суда от 24.07.2013 по делу N 33-4740/2013 (выдержка):
5. «... Из материалов дела следует, что 15.02.2013 Государственным инспектором труда Государственной инспекции труда … на основании проведенной проверки соблюдения трудового законодательства в адрес … вынесено предписание N * (л.д. 6-7), согласно которому установлена обязанность Банка принять меры к исполнению требования ч. 1 ст. 136 ТК РФ, ежемесячно производить извещение работников в письменном виде о составных частях заработной платы, причитающейся работникам за определенный период; о размерах иных сумм, начисленных работникам, в том числе денежной компенсации за нарушением работодателя установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работникам; об общей денежной сумме, подлежащей выплате со сроком исполнения 15.03.2013 года (п. 2).
6. При рассмотрении дела судом установлено, что 07.11.2011 заявителем был издан приказ N * "Об утверждении Порядка, регламентирующего процесс информирования сотрудников ОАО "*" о своих доходах, причитающихся за соответствующий период, размерах произведенных удержаний и общей сумме, подлежащей выплате" (л.д. 9-10), согласно которому сотрудникам Банка, имеющим компьютеризированное рабочее место, обеспечен доступ для просмотра личного расчетного листка в ПК "Кадры-Зарплата", AC IBSO. Для сотрудников Банка, не имеющих компьютеризированного рабочего места обеспечено предоставление логинов и доступа для просмотра личного расчетного листка через существующие "киоски" (компьютеры общего пользования) или через компьютеризированные рабочие места коллег. Предоставляется возможность распечатать расчетный листок за счет работодателя.
7. 13.12.2011 распоряжением N 1462 "Об утверждении Технологической схемы процесса формирования и обеспечения сотрудников ОАО "*" расчетными листками в электронном виде" данная схема действует с 01.01.2012 (л.д. 12). Обозначенная схема содержит общие правила информирования сотрудников Банка о своих доходах, причитающихся за соответствующий период, размерах произведенных удержаний и общей сумме подлежащей выплате посредством обеспечения доступа сотрудников Банка к базе данных для формирования расчетных листков в электронном виде (л.д. 15-18).
8. Не согласившись с данным предписанием, ОАО "*" обратился в суд, указав на отсутствие каких-либо нарушений трудового законодательства в части информирования работников о начислении заработной платы.
9. Разрешая спор, суд правильно определил все обстоятельства, имеющие значение для дела, применил нормы материального права, дал надлежащую оценку представленным доказательствам в их совокупности в соответствии с требованиями ст. 67 ГПК РФ, и пришел к законному и обоснованному выводу о том, что заявленные требования о признании незаконным п. 2 предписания Государственного инспектора труда Государственной инспекции труда в Омской области от 15.02.2013 N *, выданного Омскому отделению ОАО "*", подлежат удовлетворению.
10. Судебная коллегия соглашается с данным выводом суда по следующим основаниям.
11. В соответствии со ст. 21 ТК РФ работник имеет право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы, а также на полную достоверную информацию об условиях труда.
12. Положения ст. 136 ТК РФ устанавливают, что при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника: о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период; о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; о размерах и об основаниях произведенных удержаний; об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
13. Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
14. Из анализа приведенных норм закона в их взаимосвязи следует, что возложение законодателем на работодателя вышеуказанной обязанности связано с обеспечением права работника на достоверную информацию о своей заработной плате с целью осуществления контроля за соблюдением работодателем предусмотренных трудовым договором условий труда.
15. Факт соблюдения заявителем возложенной на него как на работодателя ч. 1 ст. 136 ТК РФ обязанности подтверждается представленными стороной заявителя доказательствами: распечаткой пошагового открытия программы "Узнай свой доход" на АРМ сотрудников * (л.д. 32-35), распечаткой расчетного листка Б.Л.Р. за 1 квартал (л.д. 20), распечаткой расчетного листка Г.А.Ф. за период с 01.01.2013 года по 19.04.2013 (л.д. 21), которые были получены с рабочего компьютера, в том числе и показаниями допрошенных в судебном заседании свидетелей Б.Т.В. и Т.С.С.
16. Между тем, согласно ст. 249 ГПК РФ, обязанности по доказыванию обстоятельств, послуживших основанием для принятия решения государственного инспектора, его законности, возлагаются на орган, принявший оспариваемое решение.
17. При таких обстоятельствах суд первой инстанции обоснованно пришел к выводу о том, что при принятии Государственным инспектором труда Государственной инспекции труда … предписания от 15.02.2013 N * в отношении …, а именно п. 2 данного предписания государственный инспектор не верно установил нарушение ст. 136 ТК РФ.
18. …Приказом N 257-0 от 07.11.2011 "Об утверждении Порядка, регламентирующего процесс информирования сотрудников ОАО "*" в эксплуатацию введена система электронного документооборота по ознакомлению сотрудников Банка личного расчетного листка в ПК "Кадры-Зарплата", AC IBSO, приравнивающая ознакомление с документами на бумажном носителе и ознакомление в электронном формате, обеспечивающая идентификацию пользователя индивидуальным паролем. При рассмотрении дела установлено, что сотрудники Банка используют указанную систему для ознакомления с расчетными листками. Более того, для сотрудников Банка, не имеющих компьютеризированного рабочего места, обеспечено предоставление логинов и доступа для просмотра личного расчетного листка через существующие "киоски" (компьютеры общего пользования) или через компьютеризированные рабочие места коллег. Предоставляется возможность распечатать расчетный листок за счет работодателя, что подтверждается пояснения заявителя, допрошенными в судебном заседании свидетелями.
19. При этом судебная коллегия отмечает, что расчетный листок возможно просматривать и распечатывать неоднократно, в любое время, и сравнивать суммы с иными периодами, что наоборот расширяет возможности работника при осуществлении своих прав, предусмотренных ст. 136 ТК РФ. Из пояснений представителя заявителя следует, что в современных условиях указанной формой ознакомления с составными частями заработной платы могут воспользоваться все работники банка. Иное ни в суде первой инстанции, ни в суде апелляционной инстанции не доказано…»

• Проверьте себя - списки наиболее частых нарушений, допускаемых работодателями -

Если бухгалтер не выдает работникам расчетные листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция начислит компании штраф до 50 000 руб. А сумму штрафа директор вправе взыскать с бухгалтера. Об этом говорится в статье 238 Трудового кодекса. Выдавать расчетные листки можно в бумажном варианте, в электронном виде и даже в двух этих формах одновременно – в зависимости от пожеланий работников.

Из письма в редакцию

Здравствуйте! До сих пор мы выдавали сотрудникам расчетные листки на бумаге. Думаю над тем, как перейти на электронные расчетные листки, да и многие работники – «за». Правда, еще не определились, как именно. Но некоторые хотят получать расчетные листки по старинке. Как мне выйти из положения? Заставить я же никого не могу.

Мнение эксперта

Трудовой кодекс обязывает работодателя письменно сообщать работнику (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

• о составных частях заработной платы и других начислениях;
• размере и основаниях удержаний из зарплаты;
• сумме к выплате на руки.

Частью 2 статьи 136 Трудового кодекса установлена и форма извещения о зарплате - расчетный листок. Напомним, что у вас должен быть локальный нормативный акт, утверждающий форму расчетного листка.

Если бухгалтер не выдает работникам расчетные листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция компанию оштрафует в размере до 50 000 руб. А сумму штрафа директор вправе взыскать с бухгалтера – об этом говорится в статье 238 Трудового кодекса.

Каким способом передать расчетный листок работнику, Трудовой кодекс не определяет. Вы вправе его распечатывать на бумаге или предоставлять в электронном виде.

Чтобы выдать бумажный документ, вы должны его распечатать и пригласить работника в бухгалтерию для получения.

В случае, если работник не подал такое заявление и не дал согласие на обработку персональных данных, он получает расчетный листок в бухгалтерии работодателя на бумажном носителе. Это следующий пункт.

Также пропишите срок хранения невостребованных расчетных листков. Он составляет пять лет (п. 412 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Расчетный листок в электронном виде можно:

• отправить по электронной почте;
• открыть в специальной программе;
• выложить в личном кабинете или на личной странице работника в Интернете.

То есть для начала вам нужно разобраться с программными средствами.

Компания вправе установить, что работники будут получать расчетные листки по электронной почте. Его можно высылать как на корпоративный адрес работника, так и на его личную почту (на какую почту – прописать). Работодатель вправе предоставить работнику возможность посмотреть расчетный листок в электронном виде в Интернете и распечатать его. Для этого компания предоставляет каждому работнику личный логин и пароль для доступа в программу, где формируются расчетные листки. Каждый работник должен получить доступ только к своим персональным данным. Отсюда он может распечатать свой расчетный листок.

Обратите внимание

Если бухгалтер не выдает работникам расчетные листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция начислит компании штраф до 50 000 рублей. А сумму штрафа директор вправе взыскать с бухгалтера – об этом говорится в статье 238 Трудового кодекса.

Также расчетный листок можно размещать в личном кабинете или на личной странице работника в интернет-банке, если условие об этом прописано в положении об оплате труда компании. Каждый работник имеет доступ только к своему расчетному листку, тем самым обеспечивается сохранность персональных данных.

Форма расчетного листка нормативно не утверждена. Вы вправе разработать свою или использовать ту, которая имеется в вашей бухгалтерской программе. Применяемую форму не забудьте утвердить приказом.

Вот примерная форма расчетного листка: